報連相をしないことで起こりうるトラブル例

報連相をしない

ビジネスの最初の入口である報連相。

報連相をしなくてもなんとかなることもあると思います。しかし、報連相をしないということは、未来において、確実に自分を蝕んでいくことになります。怒声の響く職場、クレームばかりの事業、苛立つチームメンバー。これらはあなたが(もしくはあなたのチーム全体が)報連相をしなかったから、そのような状況になっているかもしれません。

今回は、私が実際に見てきた例で、お話ししたいと思います。

上司が優先と言ったから優先させた仕事と報連相をしなかったケース

※このケースで、あなたが上司に報告・相談するタイミングはどこでしょうか?一緒に考えてみてください。

**********

あなたの上司が

「この仕事、来週の金曜日までに仕上げて」

といってきました。

あなたは、今、再来週の金曜日までが締め切りの作業をしています。当然、上司もそれを知っていて、あなたに追加で仕事を依頼してきていることでしょう。

新しく追加された仕事は今週中には片付かず、来週の半ばくらいまでかかりそうです。4日間押し出されますが、徹夜すれば再来週の金曜日までの仕事は間に合うと思います。

・・・

新しく追加された仕事が終わったのは、結局木曜日の深夜でした。

あなたは二度のチェックで指摘された内容を全部修正し終え、疲れた体を引きずって帰宅しました。

翌日(金曜日)、それまでやっていた作業にさぁ戻ろうとしたところ、調査しないといけないデータが1つ不足していることが発覚したのです。

すぐに調査部門に依頼したところ、「1週間はかかりますね」と言われました。提出期限ギリギリです。「すいません、今度ランチでもおごるので、来週の木曜日までにお願いします。」「わかりました、ご要望にお答えできるようにがんばります」

・・・

次の週の水曜日に調査部門から連絡がありました。「申し訳ありません。依頼いただいた調査データなのですが、金曜日の午前中までかかりそうです。」「そうですか、わかりました」

金曜日の午前中までにデータがくれば、一応なんとかなりそうです。がんばってそれ以外を片付けてしまいましょう。

翌日の木曜日は徹夜で仕上げの作業を行いました。明日の朝来る調査データを埋め込めば、なんとか完成です。次の日、調査データが完成してこちらに送られてきたのは16時でした。調査部門のスタッフに、なんとか間に合ってよかったと伝え、あとはこちらががんばる番です。

19時までかかって、データを整形してグラフ化できました。

その時です。

「進捗はどうだ?」

上司から声がかかりました。今までの経緯を説明しました。

「なんだ、その作業なら週明けでも良かったのに。私は今から取引先と親睦会だから、資料は週明けチェックするから。おつかれ。」

そうだったのか…と落胆を隠しきれませんでしたが、最後まで資料作成を行いました。時計を見ると22時をまわっていました。

**********

3週間に渡るスケジュールの中で、あなたはだいぶがんばって仕事をこなしました。調査部門の方々にもがんばってもらいました。

がんばった結果、無事に仕事が終わりました。

みなさんはどこが報告・連絡・相談のポイントだと思いますか?

報連相というのは、「今やっている仕事は上司の指示したもの」「今やらせている仕事は私の指示したもの」という上司とあなたのお互いの認識のすり合わせに他なりません。

そのため、どこか1箇所でも、報連相を行ったならば、それ以降のストーリーの中で、徹夜とか残業とか、がんばってとかランチおごりますなんていう単語は出てこなかったでしょう。

  • 「この仕事、来週の金曜日までに仕上げて」と言われたので、その場で見積りをし、「再来週までにと言われていた仕事ですが、もう1週ずらしてもいいですか?」と聞く。
    →徹夜仕事が無くなる。
  • 「今やっている分までのチェックを今のうちにやってもらっていいですか?」と聞く
    →最終チェックの手間が減る。上司と成果物のすり合わせができる。
  • 「来週の金曜日までということは、水曜日くらいまでに一度見てもらったほうがいいですか?」と聞く。
    →いつ報告にくるのか、上司が把握できる。もし声をかけなかった場合、心配してくれる(はず)。
  • 水曜日に「今日までくらいに一度見てもらうといっていましたが、もうちょっと完成までかかりそうです。今の時点で一度見てもらっていいでしょうか。」と聞く。
    →今の時点でこのくらいの完成度だから、あと何日くらいかかりそうか上司が把握できる。徹夜仕事が無くなる。完成度の高い資料にできる。
  • 「このままだともう1つの仕事のほうが間に合いそうにないので、いったんスケジュールを調整していただけませんか?」と頼む。
    →徹夜仕事がなくなる。間に合いそうにないという状況を上司が把握できる。
  • 「調査部門と掛け合いましたが、データが来るのがギリギリになりそうです。スケジュールを調整していただきたいのですが、可能でしょうか。」と聞く。
    →調査部門の方々に無理をさせなくてすむ。上司が、ギリギリ間に合わないことを考慮できる。

あなたががんばっても終わらないような仕事を、徹夜して対応するときに、あなたの上司にもきちんと認識してもらうこと。それによって、いろいろな状況が変わってきます。

調査部門のスタッフは急いでデータを仕上げる際に徹夜しているかもしれません。それは、あなたが報連相を怠った結果だとしたら、不幸なことではありませんか?

報連相をきちんとやっていくということは、お互いが満足いく仕事を、お互いの力量の中できちんと行っていくということなんです。そして、上司もあなたも、誰もが思った仕事ができた/されたと認識できることで、より健全な職場環境になっていくことでしょう。

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