タスクが大きい?タスクを細分化しよう!という話し

1日分の報告・予定を聞いて、「あれ?1日分のことじゃないな」と思ったら

ストーリー

みんな気づいて!タスクが大きい人の特徴!

タスクが大きい人は「この仕事ってどうやったら完了なの?」と聞くと、「えっ、お客さんが納得したら」とか「大成功したら」とか「売上が上がったら」とか答えが返ってきます。

タスクが大きい人は、ゴールが見えていないんです!!

つまり、その仕事は、永遠に…(あるいはなんとなくしか)終了しません。

そういう人にならないために、タスクの細分化について、練習してみましょう!!

1. 今日の仕事はなんですか?

あなたの今日の仕事はなんですか?書き出してみましょう。全部です。
Web系の会社に勤めている田中くんを例にしてみましょう。

  • 朝のミーティング
  • D社さんのホームページ制作作業をします。

今、田中くんの頭の中にはこの2つしかタスクはありません。

朝のミーティングは10分くらいで終わりそうですね!D社さんのホームページ制作は、むむむー、今日中には終わらないかなー?どうなんだろう。

では、本題に入ります。もっと細分化しましょう!!

2. 仕事は、すべてVRPDCIに分割できます!

  1. 目標を立てる。(Vision)
  2. 調査する。(Research)
  3. 計画をする。(Plan)
  4. 実行する。(Do)
  5. 検証する。(Check)
  6. 代償を設定する。ヒト・モノ・カネ・時間(Indemnity)

仕事、世の中の仕事と言われるものは、すべてこの6つになんらかしら関係しています!!

なのでこの6つを覚えましょう!!

VRPDCIです。目標・調査・計画・実行・検証・代償です。この6つ!!

覚えましたか??

VRPDCIです。目標・調査・計画・実行・検証・代償です。この6つ!!

さぁ、ホームページ制作を6つに分けてみましょう!!

※追記 途中で文章が荒くなってしまっております…すいません(T_T) 長文乱文なので、さっと読みたい方は、「3. 小さい作業なら、準備→実行→後始末」に飛んでください(T_T)

仕事を6分類する。

仕事を6つに分けると言っても、どんなもんか思いもよらないと思います。なので、質問を作ってみました。

  1. 【目標】このXXをやる理由を考えましょう。いつ、どこで、誰(チーム)が、どうなっていることが目標ですか?
  2. 【調査】目標に対して、現在の状態を調べましょう。
  3. 【計画】目標、そして調査の結果が出ました。それではどうやったら調査結果から目標まで行けるのか、考えましょう。
  4. 【代償】親分(社長、上司etc..)に、ヒト(何人)、カネ(いくら)、時間(これくらい)、モノ(備品、新たに購入するもの、作るもの)を揃えてください or 揃えていいですか?と聞き、OKをもらいましょう。もし、材料が十分に揃わなければ、計画の変更が必要です。
  5. 【実行】計画を実行しましょう!
  6. 【検証】実行した結果、今、調査結果から目標までの道のりの何%くらいまで進みましたか?今までやってきたことをもう1回続けますか?

さぁ、この質問に答えながら、タスクを作っては消化していきます。

質問に答えながらタスクを作っては消化していく。

質問 このXXをやる理由を考えましょう。

これが1つめのタスクです。「このXXをやる理由を考える」
まぁ受注案件ならば、これはお客様が教えてくれます。『我が社ががっぽり儲かるようにだ!!』

(´Д`)ハァ…まぁ言いたいことはわかりますが、お客様。

がっぽりっていくらくらいですか?

大事なのは具体化

「がっぽりっていくらくらいですか?」って聞くと、だいたいのお客様はがっぽりっていくらかな?ってなります。

「すいません、立ち入った話で恐縮ですが、そうしたら、年間売上の1割くらいを最初は目標にしましょう!」とか、具体的に数字が出て来るといいですね。1割だと1000万くらいかなとか。

そうすると、具体的になりました!!1つ目のタスクは終了です。

「目標は、D社さんが、ホームページで1000万の売上を上げること」

これが目標になります。

どんどんいきましょう!具体化、細分化を意識しましょう!!

曖昧な表現は致死量を超えると、自分に降りかかってきます!!どんどん具体化しましょう。

具体化のポイントは、5W2Hです!!

When いつ
Where どこで
Who 誰が(どの組織・チームが)
What 何を
Why なぜ
How どのように
How much いくらで

がっぽり?How much?ってことです!とっさの質問としてすぐに出るようにしましょう!!

次は調査です。調査も1つタスクにしましょう。何の調査をするのか、お客さんと相談しましょう。
調査の結果、最近お客さんが減っていることがわかったとします。なぜか。これも調査のタスクの1つとしましょう。お客さんはもっと詳細なことを自分たちで調べたいと考えていたようです。(D社さんはリフォームの会社かなにかのようですね)

次に計画です。先ほどの調査の結果、お客さんが「もっと細かいとこまで自分で調べたい」という欲求をホームページで満たせば、受注が延びるのではないかという結論にいたりました。
さぁそれでは細かいとこまでホームページに掲載していきましょう!!
詳細な説明には写真が必要で…文章が必要で…イラストが必要で…最後には一覧があって…検索もできて…よくある質問とかあったほうがいいよね…など細かいところまで決めていきます。1つ1つがタスクになっていきます。そして、これが大事なのですが、検証の計画を先に立てましょう!!検証も計画に入れておかないとやらない可能性あります!大きい企業だと指標とかKPIとかがあるかもしれませんが、小さい組織の小さいプロジェクトではなかなか無いと思います。まずは、お客様の反応を調査するためのアンケートを実施したり、ホームページから問い合わせが来るお客様の人数が予想よりも多いか少ないかを調査する(なぜ多いのか少ないのかがわかるようにしたいところですね)。

さぁ、計画がカタマリました!!社長!ヒト・モノ・カネ・時間はこれくらいです!!1000万の3割なので、まぁこんなもんじゃないでしょうか!!作業期間は3ヶ月、調査期間が3ヶ月、計6ヶ月です!!ご都合いかがでしょうか?社内の精鋭を準備しています!!

予算200万??じゃぁイラストは最初は無しにしてコストカットしよう。イラストレーターの鈴木くんは今回プロジェクト不参加で…っと。はい!やりましょう!!!そのかわり、売り上げ目標達成できたら、次は目標を2000万にして、イラストと文章追加しましょうね!

ここまで来たらあとはやるだけです!!!!!!!!!!!!

やるぞーーーファイト!!!

VRPDCI、5W2H、具体化、細分化で仕事をクリアに!

すいませんだんだん文章書くのめんどくなってきました笑

ということで、VRPDCI、5W2H、具体化、細分化…これらをずっと考えていると、自然と最後のところにたどり着くはず!

別の機会に、これらの記事をそれぞれ書きたいと思います(T_T)

3. 小さい作業なら準備実行後始末

小さい作業の場合は、単純化して準備実行後始末でいいです。

例えば、朝のミーティングの準備・実行・後始末はどうでしょうか??

すると、

  • 朝のミーティングまでに昨日の作業報告をまとめる。
  • 朝のミーティングに参加(15〜20分)
  • 朝のミーティングで何か言われたら対応する。(バッファとっておく)

これで、朝のミーティングまでのタスクは3つに分割できました!!どれも15分〜30分くらいの小さいタスクですが、これを認識しているのと認識していないのでは、ぜんぜん違います。

というのも、「明日から朝のミーティングをやりましょう。みなさん、昨日の作業報告と今日の作業予定を話してください。」と言われていた場合、前後30分が準備と後始末に取られる!と思ってない人が多いのです。そうすると、他の仕事が1時間ずれ込みます。

まとめ

よく、「理系のほうが仕事効率がいい」とかいいますよね。あれ、実は理系の人たちは大学で毎週毎週こういうのやってたんですよ。そう、実験+実験レポートです!理系の人たちは、VRPDCI、5W2H、具体化も細分化も…全部やってきてるんです。なので、習慣なんですよね。

そういう意味では、みんなは始めてこういうやり方に接しているのかもしれません。

VRPDCI、5W2H、具体化、細分化…

VRPDCI、5W2H、具体化、細分化…

これを唱えて仕事していると、より仕事が楽になりますし、仕事ができるようになります!できるようになるっていうか、前進する・学びを得ることができるようになります!!

あなたの「うわーーーこの仕事終わんねー!」があなたがVRPDCI、5W2H、具体化、細分化…を唱えていないせいだとしたら、悲しいです。早くこれを覚えてほしい!私はみんながスムーズに仕事できるといいと思っていますし、みんなが定時に帰って、家族とすごしたり、趣味を満喫したり、人生を楽しくすごしてくれたらって切に願っています。

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